Werken met een 25 minuten rooster

2-12-2022

Voorwoord
Dit artikel is tot stand gekomen door middel van interviews met 5 fysiopraktijken (met 15 tot 40 medewerkers) uit verschillende delen van het land. Deze praktijken werken al langere tijd op basis van een 25 minuten schema.
 
Inleiding
Het is niemand ontgaan dat we in een storm van bijzondere omstandigheden zitten (is het een zg. ‘perfect storm’?):

• Uitstroom collega’s naar 2^e lijn of uit het vak.
• Vacatures zijn moeilijk in te vullen.
• Bij een aantal fysio’s en ondersteunende medewerkers staat de moraal/zin in werk onder druk (lang niet altijd specifiek werkgebonden).
• Veel collega’s willen graag meer verdienen.
• Mogelijke komst van een nieuwe CAO met een relatief hoog startsalaris en consequenties voor je (hogere) totale loonkosten. 
• Er is relatief hoog (veelal mentaal) verzuim met als onder meer de consequentie dat er wel kosten zijn zonder dat er altijd omzet tegenover staat.
• Hoge energietarieven met soms wel een stijging tot 300% en stijgende niet-personeelskosten van 10-15% (huur, ICT, onderhoud, aanschaf).
• De tarieven die we in rekening brengen, stijgen slechts tussen de 3,5 en 5,5%,.
• Praktijken moeten winst blijven maken om de bank tevreden te houden, investeringen te kunnen blijven doen, opleidingen te kunnen aanbieden en een buffer te houden voor onvoorziene omstandigheden.

Waar het in de kern wringt
Met ons huidig verdienmodel krijgen we simpelweg te weinig inkomsten voor de beoogde uitgaven.

Naast alternatieve verdienmodellen en -activiteiten, is er ook bij de ‘standaard’ fysiotherapie bedrijfsvoering wellicht slimmer te werken.
Zorgverzekeraars hebben een aantal jaren geleden een reguliere individuele zitting fysiotherapie op een tijdsspanne van 26,7 minuten gesteld. Dit was incl. alle overhead. Wij (fysiotherapeuten én praktijkhouders) hebben toen geheel vrijwillig besloten dat een zitting 30 minuten moest duren. Wij hebben toen dus zelf besloten om ruim 10%* aan tijd cadeau te doen aan onze patiënten. Daarnaast gingen we ook nog extra tijd uittrekken voor administratie, afspraken maken, dossiervorming, vragenlijsten uitzetten, declareren, etc. Aan deze randzaken besteden we – uit eigen keuze – extra tijd, dus buiten die 30 minuten patiënt-contacttijd. Waar maak je dat mee? De slager vroeg vroeger vaak “mag het een onsje meer zijn?” en dan betaalde je daar ook voor. Bij ons niet… zo aardig zijn wij …  (* Eigenlijk doen we met 11 fysio’s het werk van 10 fysio’s).
Overigens is er nu geen tijdsduur meer gekoppeld aan een fysio zitting.

Oplossingsrichtingen reguliere fysiotherapie

1. Reguliere individuele zittingen uitvoeren met een rooster van 25 minuten.
   Kernvoordelen:
   – Met minder fysio’s meer patiënten helpen; met een 25 minuten rooster kun je 2 tot 4 patiënten per dag extra helpen.
   – Salarissen kunnen opwaarts worden aangepast.
   – Praktijkmarge blijft c.q. wordt weer gezond.
2. Bezetting van ‘medische trainingsgroepen’ optimaliseren.
3. Administratie tijd aanpassen c.q. goed organiseren.

Resultaten

• De klanttevredenheid is bij alle praktijken minimaal even hoog als voorheen toen er op 30 minuten schema wereld gewerkt.
• Het merendeel van de fysio’s vond het vooraf erg eng; bang dat ze een hogere werkdruk zouden ervaren, dat de klant het niet zou accepteren en dat ze de patiënt tekort zouden doen. Achteraf viel dat dus reuze mee.
• Fysio’s waren snel gewend aan het schema, m.n. omdat patiënten het eigenlijk helemaal niet erg vonden en de fysio’s tevreden zijn over dat ze meer verdienen.

Praktische zaken (to do’s, ervaringen en tips)

1. Doorrekenen (financieel) wat welke aanpassingen betekenen voor:
   1. Omzet.
   2. Personeelskosten.
   3. In welke mate pauzes wel/niet eigen tijd zijn.
   4. Monitoren neveneffecten.
2. Collega’s meenemen in het hoe en waarom de praktijk voor een 25-minuten rooster kiest. Ze moeten de noodzaak inzien en erin geloven.
3. Het schuldgevoel bij fysio’s van “hier doen we onze patiënten mee tekort” is weerlegt door duidelijk te maken dat “WIJ onze patiënten niet tekort doen, maar de zorgverzekeraars”. Uit de praktijk: fysio’s begrijpen dit en voelen zich er niet meer verantwoordelijk voor dat zij de oorzaak zijn.
4. Agenda’s aanpassen.
5. Sturen op steeds meer online afspraken plannen.
6. Groepen op 50 min. schema stellen (= aandacht van fysio) met daarnaast nog 10 min. voor of na zelftraining.
7. Bepalen hoe je met evt. particuliere trainingsgroepen omgaat (wie voert uit: fysio of niet-fysio/trainer). Aanbeveling: géén fysio, wel een trainer.
8. Tijd voor administratie en pauzes herzien, ook voor wiens rekening dit komt.
9. Monitoren dat fysio’s wel hun admin. verplichtingen moeten blijven doen (cf. eisen zorgcontracten).
10. De meest succesvolle manier om over te gaan van een 30 naar 25-minuten rooster, bleek om in 1x met alle collega’s over te gaan. Want als de een wel over gaat en de ander niet, vraagt dat meer alertheid om roosterfouten te voorkomen en meer geregel als er patiënten moeten worden overgenomen.
11. Wellicht extra training secretariaat om ‘n nog betere en snellere telefonische triage te kunnen doen.

 
Wat nu?
We hopen jullie hiermee aan het denken te hebben gezet.
Als je wilt sparren over het 25-minuten rooster, laat het vooral weten. We denk zelf graag mee en kunnen je evt. ook in contact brengen met collega’s die hier al mee werken.
 
Suggesties? Laat ze horen!
 
We wens je veel wijsheid toe!